AI 계약관리시스템 사용 매뉴얼

이 시스템은 Slack에서 자유 텍스트로 오가던 계약 검토 요청을 구조화된 절차로 바꿉니다. 어떤 역할이든 아래 세 가지는 알고 있어야 합니다.

로그인

회사 Google Workspace 계정(@adriven.co)으로만 로그인합니다. 로그인하기 전에는 화면 가운데 로그인 카드만 보이고 Google 계정으로 로그인을 누르면 되며, 로그인 후에는 화면 우측 상단에 {이름}로 로그인됨 · 로그아웃이 표시됩니다.

상태 6종

AI 1차 검토는 자동입니다

역할은 겹칠 수 있습니다

한 사람이 여러 역할을 가질 수 있습니다(예: 승인자 + 관리자). 다만 관리자 권한은 설정 권한이며 승인 권한이 아닙니다 — 관리자라도 자기에게 배정된 슬롯이 아니면 승인·반려할 수 없습니다. `뷰어`는 조직장 등 승인 액션 없이 전체 계약 진행현황만 조회하면 되는 사람을 위한 네 번째 역할입니다 — 승인자·관리자처럼 전체를 볼 수 있지만 승인/반려/재지정/번복 등 어떤 액션도 할 수 없습니다.

역할별로 보이는 메뉴

메뉴는 역할에 따라 감춰지지 않고 모두에게 항상 똑같이 보입니다. 대신 화면을 열었을 때 그 화면 안에서 권한을 확인합니다 — 권한이 없으면 안내 문구만 나오고, 실제 승인·설정 변경 등 액션 권한은 항상 서버가 최종 판단합니다.

Slack 연동

Slack과는 세 방향으로 연결됩니다 — Slack에서 시스템으로 넣는 입력, 시스템이 Slack에 내보내는 출력, 그리고 이 연동을 켜고 끄는 설정.

인풋 (Slack → 시스템)

아웃풋 (시스템 → Slack)

기능 (관리자 설정 스위치)

관리자 설정 → 일반 설정의 채널 ID 3개가 각 출력의 목적지를 정합니다. 비워두면 그 종류의 알림만 조용히 꺼지고 웹 화면 기능은 그대로 동작합니다: Slack 알림 채널 ID(계약), 거래선 등록/변경 요청 채널 ID, 문의사항 알림 채널 ID.

자주 묻는 질문

예전에 #계약서검토 채널에 자유 텍스트로 올리던 것과 뭐가 다른가요?

채널 히스토리 분석에서 확인된 문제점 기준으로 정리하면 이렇습니다:

승인/반려 자체는 여전히 Slack에서 그대로 할 수 있고(/계약요청, 스레드 버튼), 협상 중인 계약도 스레드에서 자유롭게 논의하면 됩니다 — 달라지는 건 최종 상태와 이력을 시스템이 구조화해서 보여준다는 점입니다.

구글 로그인 후 "로그인에 실패했습니다"가 떠요.

구글 로그인 과정에서 오류가 있었을 때 뜨는 문구입니다. Google 계정으로 로그인을 처음부터 다시 눌러보세요. 안내 문구 없이 Internal Server Error만 뜬다면 Avast 등 보안/광고차단 브라우저 확장 프로그램이 로그인 쿠키를 차단하는 드문 경우였습니다 — 확장 프로그램을 잠깐 꺼보고 재시도하세요.

로그인했는데 "이 Google 계정으로 등록된 사용자가 없습니다"라고 나와요.

관리자가 아직 그 이메일로 계정을 등록하지 않았습니다. 자동 가입이 없는 시스템이라 관리자에게 등록을 요청해야 합니다.

어떤 계약유형을 골라야 할지 모르겠어요.

요청 폼에서 계약유형을 고르면 바로 아래에 그 유형에 대한 한 줄 설명이 뜹니다.

지금 내가 승인할 차례인 계약은 어디서 보나요?

좌측 대시보드에서 내 승인 대기만 보기 필터를 쓰거나, Slack에 온 알림의 승인/반려 버튼을 바로 쓸 수 있습니다.

승인자가 수정을 요청했는데 계약을 다시 고쳐서 낼 방법이 안 보여요.

계약상세 상단의 재제출 버튼을 쓰세요 — 반려된 건뿐 아니라 승인자가 "수정요청"을 남긴 건에서도 나타납니다.

메뉴에 "관리자 설정"이나 "감사로그"가 보이는데 눌러도 아무것도 안 나와요.

메뉴 자체는 모든 역할에게 항상 보입니다. 관리자 권한이 없는 계정으로 열면 관리자 권한이 필요합니다 안내만 표시되는 정상 동작입니다 — 관리자에게 역할 부여를 요청하세요.

조직장처럼 승인은 안 해도 되고 전체 계약 진행현황만 보고 싶은 사람은 어떻게 하나요?

뷰어 역할을 쓰세요. 관리자 설정 → 사용자 관리에서 역할 체크박스로 부여하면, 승인자·관리자와 동일하게 전체 계약을 조회할 수 있지만 승인/반려/재지정/번복 같은 액션은 할 수 없습니다(시도해도 서버가 거부). 요청자 등 다른 역할과 함께 가질 수도 있습니다.

계약 요청을 제출하고, AI 검토를 실행하고, 협의 과정의 버전과 최종 서명본을 관리합니다.

계약 요청 제출

좌측 계약 요청 메뉴 또는 대시보드의 + 새 계약 요청에서 시작합니다. 계약유형을 고르면 그 유형에 필요한 승인 역할 수만큼 승인자 선택 행이 자동으로 나타납니다.

제출하면 접수번호(REQ-2026-0142 형식)와 함께 현재 승인 대기 건수·평균 대기일, 그리고 AI 1차 검토 자동 실행 결과가 표시됩니다.

표준계약서로 초안을 만들어 시작하기

보낼 초안이 아직 없을 때 쓰는 경로입니다. 요청 폼의 계약서 항목에서 표준계약서로 시작을 고르면 파일을 첨부하지 않고 접수하고, 관리자가 시행해 둔 표준문구로 계약서 초안(docx)이 만들어져 v1 초안으로 붙습니다.

만들어진 초안은 사람이 올린 초안과 똑같이 다뤄집니다 — AI 1차 검토가 그대로 돌고, 승인 절차도, 외부 서명도 같습니다. 다른 점은 두 가지뿐입니다: 승인 이력에 표준문구로 자동 생성이라고 남고, 어느 표준문구 버전으로 만들었는지가 함께 기록됩니다(표준문구를 나중에 개정해도 이 기록은 바뀌지 않습니다).

이미 접수한 계약에도 만들 수 있습니다 — 계약상세 버전 이력 탭의 표준문구로 초안 생성(이미 초안이 있으면 재생성). 기존 초안은 이력에 남고 생성된 문서가 현재 버전이 됩니다.

서명란의 우리(을) 대표자 줄에는 날인 위치 표시(\s1\)가 미리 들어갑니다 — 외부 서명 요청을 보낼 때 법인인감이 정확히 그 자리에 찍힙니다.

AI 1차 검토 — 자동으로 실행됩니다

최초 제출은 검토가 끝나길 기다리지 않고 곧바로 접수 완료 화면을 보여줍니다 — AI 1차 검토가 진행 중입니다. 완료되면 담당 승인자에게 자동으로 전달됩니다(보통 1분 이내). 계약상세에서 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 접수 직후 계약상세가 아직 접수로 보여도 정상입니다. 새 버전 업로드·재제출도 같은 방식입니다 — 파일이나 재제출 내용은 곧바로 반영되고, 검토는 그 뒤에 백그라운드에서 돕니다. 이 사이 AI 검토 리포트 탭을 열면 "검토 진행 중" 카드가 뜨고, 결과가 나오면 새로고침 없이 자동으로 바뀝니다. 어느 쪽이든 드물게 실패하면(hwp 전용 첨부 등) 계약이 접수에 머무르거나 진행 중 카드가 계속 남습니다 — 이때만 재분석 요청을 직접 눌러 재시도하세요.

hwp 파일만 첨부한 경우 AI 분석에서 정책적으로 제외됩니다(추출 품질 문제). 이때는 경고 배너가 표시되고, 승인 단계로는 정상 진행됩니다 — 원문을 직접 확인하세요.

진행 상황 확인

계약상세 기본정보 탭 하단의 승인 현황에서 역할별 진행 상태를 봅니다. 표기는 대기중 · 승인 · 반려 · 해당없음(자동종결) 네 가지입니다.

버전 업로드와 최종 서명본

• 새 버전: + 새 버전 업로드. 첫 파일은 사유 없이 올라가고, 2번째부터 수정 사유가 필수입니다. 이전 버전은 이력으로 남습니다. 업로드한 파일은 바로 목록에 보이고, AI 1차 검토는 백그라운드에서 자동으로 다시 실행되어 끝나면 AI 검토 리포트 탭이 자동으로 갱신됩니다.
• 최종 서명본: 계약이 승인 상태여야 하고 PDF만 가능합니다. 다시 첨부할 때는 재첨부 사유가 필수이며, 이전 첨부본은 이력에 보관됩니다.
• 다운로드 / 미리보기로 올린 파일을 언제든 다시 확인할 수 있습니다.
• 별첨 · 기타 증빙: + 별첨 추가 / + 기타 증빙 추가. 새 버전·최종 서명본과 달리 이전 파일을 대체하지 않고 계속 쌓입니다 — 여러 건이 동시에 보여도 정상입니다. 종류 컬럼으로 구분됩니다.

외부 서명 요청 (카카오톡/SMS)

승인 완료된 계약은 버전 이력 탭의 외부 서명 요청 패널에서 거래처 담당자에게 로그인 없이 열람·서명할 수 있는 링크를 카카오톡(실패 시 문자) 또는 이메일로 보냅니다. 링크는 발송 후 7일간 유효하며, 발송/열람/서명 시각이 패널에 표시됩니다.

발송 전 확인창이 뜹니다. 서명 요청 보내기를 누르면 받는 사람·휴대폰 번호·거래처·계약을 다시 보여주는 창이 열리고, 카카오톡 발송을 눌러야 실제로 나갑니다 — 번호를 잘못 적으면 계약서 링크가 다른 사람에게 가고 되돌릴 수 없으니 번호를 꼭 확인하세요. 이미 진행 중인 서명 요청이 있으면 그것도 확인창에서 알려줍니다.

• 전자서명: 서명자가 이름 확인 + 동의 후 서명하면 즉시 완료됩니다. 전자서명 확인서가 원본 뒤에 합성된 PDF가 자동 생성되어 최종 서명본으로 자동 첨부되고, 서명자도 내려받을 수 있습니다. 확인서에는 요청 발송 번호 · 발송 일시 · 링크 최초 열람 일시 · 서명 일시 · 서명 IP · 서명 단말 · 문서 SHA-256이 인쇄됩니다 — 상대방이 서명을 부인할 때 입증 근거가 되는 사슬입니다.
• 서명자 본인확인(휴대폰 인증): 서명자는 서명 전에 요청을 보낸 그 번호로 받은 인증번호 6자리를 입력해야 합니다 — 링크만 있으면 누구나 서명할 수 있었던 문제를 막는 절차입니다.
  • 인증번호는 3분 유효, 5회 오류 시 잠금(새로 받으면 초기화). 발송은 30초 간격·요청당 최대 5회.
  • 계약서 열람과 거절·담당자 변경 요청은 인증 없이도 됩니다 — 무엇에 서명하는지 먼저 읽을 수 있어야 하고, 서명 권한자가 아니라고 알리는 길을 인증 뒤에 두면 잘못 보낸 요청을 바로잡을 수 없습니다.
  • 인증 일시가 확인서에 인쇄됩니다. 인증 없이 서명된 건은 본인확인: 미실시로 남습니다.
  • 서명 완료 시 같은 번호로 완료 안내 카카오톡이 발송됩니다 — 본인이 서명하지 않았다면 즉시 알아차릴 수 있게 하는 장치입니다(전자서명·날인본 어느 경로든).
  • 이메일 채널은 휴대폰 번호를 함께 넣어주세요: 이메일+휴대폰이면 인증번호가 휴대폰으로 가서 메일함과 휴대폰을 둘 다 가져야 통과합니다. 이메일만 있으면 링크와 인증번호가 같은 메일함으로 가는 순환 구조라 메일 전달 방어까지만 됩니다 — 그래서 확인서에 휴대폰 인증 완료/이메일 인증 완료로 구분해 인쇄됩니다.
  • 이메일 본문에는 계약서를 첨부하지 않고 링크만 보냅니다 — 첨부하면 파일이 메일함에 영구히 남아 전달되고, 언제 열었는지가 증거로 남지 않습니다.
  • 이름은 가운데를 가린 형태(김*현)로 보여주고 전체 이름을 입력받아 대조합니다.
• 인쇄·날인 제출: 서명자가 계약서를 인쇄해 인감 날인 후 스캔/사진을 업로드하면 AI가 우리가 보낸 원본과 대조 검수합니다 — 본문(금액·기간·책임 조항 등)이 동일한지와 거래처 서명/날인 여부를 봅니다. 통과하면 즉시 서명 완료, 변경 흔적이 보이면 부적합, 애매하면 검수 대기로 남아 패널에 AI 의견과 제출본 보기/승인/반려 버튼이 나타납니다. 반려하면 서명자가 같은 링크에서 다시 제출할 수 있습니다.
• 에이드리븐 날인: 발송되는 계약서에는 시스템이 본문에서 우리 날인란을 찾아 등록된 법인인감을 그 자리에 찍습니다 — 거래처는 우리 날인이 완료된 문서를 받고, 그 문서가 서명 대상 원본으로 고정됩니다(종이 날인본 대조의 기준). 인감은 관리자 설정 → 일반 설정 → 법인인감 이미지에서 관리자가 등록하며, 미등록 상태에서는 서명 요청을 보낼 수 없습니다.
  • 계약서에 \s1\이 적혀 있으면 그 자리에 찍습니다. 자사 표준 서식이라면 원하는 날인 위치에 \s1\을 넣어두는 것이 가장 정확합니다.
  • 없으면 "에이드리븐" 줄 아래의 (인)에 겹쳐 찍습니다(실무 관례). 우리 회사명과의 거리로 판별해 거래처 날인란과 섞이지 않게 합니다.
  • 둘 다 못 찾으면(텍스트 없는 스캔 PDF 등) 뒤에 별도 서명란 페이지를 붙이고, 외부 서명 패널에 경고를 표시합니다 — 발송본을 한 번 확인해주세요.
  • 날인본의 모든 페이지 하단에 같은 문서ID가 인쇄됩니다. 종이 계약서의 간인(間印) 역할로, 중간 장이 바뀌면 드러납니다.
• 거절/수정요청: 서명자가 사유와 함께 거절할 수 있습니다. 사유는 패널과 Slack 스레드에 표시됩니다.
• 담당자 변경(위임) 요청: "서명 권한자가 아님"이면 올바른 담당자 이름과 휴대폰 또는 이메일(하나만 적어도 됩니다)을 남깁니다. 링크가 자동으로 넘어가지 않고, 패널에 제안된 담당자: 홍길동 대표 (ceo@…)와 이 담당자로 새 요청 버튼이 나타납니다 — 누르면 발송 폼이 채워지고 담당자가 확인한 뒤 직접 발송합니다(발송 대상 통제를 우리가 유지).
  • 위임받은 분의 서명 페이지와 이메일에는 "○○○님이 서명 권한자가 아니라고 알려주셔서 귀하께 요청드립니다" 안내가 표시됩니다 — 맥락 없는 계약서 요청을 받아 무시하거나 피싱으로 의심하는 일을 막습니다. 알림톡 본문은 카카오 승인 템플릿에 묶여 있어 이 안내를 넣을 수 없으므로 서명 페이지에서 알립니다.
• 일괄 가져오기 계약(검토용 초안이 없는 계약)에서는 서명 요청을 보낼 수 없습니다 — 이미 서명된 원본을 보관 중이기 때문입니다.

만료 알림 확인

반려된 계약 재제출

반려된 계약은 같은 접수번호로 다시 제출합니다. 새 요청을 만들지 마세요 — 이력이 끊깁니다. 계약상세 헤더의 재제출 → 수정 사항 입력(선택) + 수정된 파일 첨부(선택) → 제출.

• 필요한 승인 역할은 재제출 시점의 설정으로 다시 계산되고, 각 역할은 대기중으로 초기화됩니다.
• 승인자는 따로 바꾸지 않으면 기존 담당자가 유지됩니다.
• 파일을 첨부하면 새 버전으로 쌓이고, 생략하면 기존 파일이 유지됩니다.

승인 이력 탭에 반려 → 재제출이 사유와 함께 순서대로 기록됩니다.

거래처 정보 고치기

거래처 정보는 계약이 아니라 거래처 관리 메뉴에서 관리합니다.

신규 거래처 등록

거래처 관리 → + 거래처 등록 요청을 누르면 상호명과 함께 사업자등록증을 처음부터 첨부해야 합니다(필수). 통장사본은 선택입니다 — 대금을 지급할 일이 없는 매입처 등은 계좌 정보 자체가 없을 수 있기 때문입니다. 각 파일을 첨부하면 시스템이 그 자리에서 자동으로 읽어 사업자등록번호·대표자·주소·업태·종목(사업자등록증) 또는 은행명·계좌번호·예금주(통장사본)를 폼에 채워줍니다 — 읽어온 값은 저장 전에 반드시 원본과 대조한 뒤 제출하세요. 사업자등록증이 없으면 제출되지 않습니다.

사업자등록번호를 입력(또는 자동 인식)하면 같은 번호로 이미 등록된 거래처가 있는지 그 자리에서 안내합니다. 등록을 막지는 않습니다(사업부 분리 등 실제로 별개인 경우가 있음) — 기존 거래처 열기 또는 그래도 신규로 등록 중 고를 수 있습니다.

고치려는 항목에 따라 경로가 두 가지로 나뉩니다.

식별 정보를 승인 절차로 묶는 이유는 번거롭게 하려는 게 아니라, 거래처의 상호·사업자번호·계좌를 노린 사칭·지급사기를 막기 위한 통제입니다. 두 경로 모두 누가 무엇을 언제 바꿨는지 감사로그에 남습니다.

• 대기 중인 변경 요청이 하나 있으면 새 요청을 넣을 수 없습니다(이미 대기 중인 변경요청이 있습니다) — 승인자가 서로 어긋나는 요청 두 건을 보게 되는 상황을 막기 위해서입니다.
• 실제로 값이 달라지는 항목만 요청에 담깁니다. 아무것도 바꾸지 않고 제출하면 변경된 내용이 없습니다로 막힙니다.
• 사업자등록증·통장사본·명함은 거래처 상세 하단의 증빙 문서에 올립니다. 계약서 첨부로 올리지 마세요 — 그러면 AI 1차 검토가 그 파일을 계약서로 분석해 계약 조항을 전혀 찾지 못했습니다로 실패합니다.
• 올린 문서는 내려받지 않고 바로 볼 수 있습니다. 증빙 문서 목록의 미리보기를 누르면 새 탭에서 열립니다. PDF·JPG·PNG만 해당하고(그 외 형식은 미리보기 단추가 아예 나오지 않습니다), 다운로드는 그대로 있습니다.
• 직접 타이핑하지 말고 문서를 먼저 올리세요. 증빙 문서를 올리면 시스템이 그 문서를 읽어 위 두 경로 중 맞는 모달을 채운 채로 열어줍니다(사업자등록증·통장사본 → 변경 요청, 명함 → 담당자 정보 수정). 다만 읽어온 값이 곧바로 저장되는 건 아니고 승인 절차도 그대로이므로 저장 전에 원본과 대조해주세요. 사업자등록번호는 체크섬이 자동 검증되고, 못 읽어낸 경우엔 그냥 직접 입력하면 됩니다.
• 같은 거래처가 두 번 등록돼 있으면 없어질 쪽 상세의 중복 병합으로 정리를 요청할 수 있습니다. 승인되면 계약과 증빙 문서가 남는 쪽으로 옮겨집니다 — 되돌릴 수 없으니 정말 같은 업체인지 사업자등록증으로 확인하고 요청하세요.
• 목록에서 같은 사업자등록번호를 쓰는 거래처는 중복 배지로 보이고, 옆의 비교 버튼으로 그룹 전체를 표 하나에 나란히 놓고 값이 다른 항목만 강조해서 볼 수 있습니다.
• 목록의 등록일자와 거래처 상세의 요청자 · 승인자 · 반려자(사유 포함)로 이력을 확인할 수 있습니다. 목록 하단에서 페이지당 표시 개수(10~100)를 고르고 넘겨볼 수 있고, 검색은 상호명·사업자번호뿐 아니라 대표자·담당자·연락처·이메일까지 입력 즉시 매칭됩니다.
• Slack에서도 /거래선등록변경요청으로 같은 요청을 넣을 수 있습니다(축소판 — 식별 항목만 입력).

알아둘 제약

• 웹에서 만든 계약의 Slack 알림은 관리자 설정이 필요합니다 — 관리자 설정 → 일반 설정 → Slack 알림 채널 ID가 지정돼 있지 않으면 /계약요청으로 만든 계약에만 Slack 스레드가 생성됩니다.
• 만료 알림은 계약이 승인된 뒤에 예약됩니다. 승인 전에는 스위치 대신 그 안내가 표시됩니다.
• 이미 발송된 알림은 되돌릴 수 없습니다. (발송됨)으로 표시되며, 끄면 이후 발송만 막힙니다.
• 재계약 가이드는 근거가 약할 수 있습니다. 최종 서명본이 없거나 과거 AI 검토 이력이 없으면 모달 상단에 경고가 뜹니다 — 그때는 결과를 과신하지 마세요.

본인에게 배정된 역할을 승인하거나 반려합니다. 승인자는 전체 계약을 조회할 수 있습니다.

내 차례 찾기

가장 빠른 길: 우측 상단 알림 벨의 내 승인 대기 N건 · 최장 N일째 항목이나 대시보드 요약 카드의 내 승인 대기를 누르면 본인에게 배정된 검토중 건만 한 번에 필터됩니다 — 로그인한 계정 기준이라 어떤 역할을 맡고 있든 정확히 본인 몫만 보여줍니다. 수동으로 찾으려면 상태 필터를 검토중으로, 승인자 필터를 본인 이름으로 두면 됩니다.

승인 / 반려

승인 후 안내가 두 가지로 갈립니다. 마지막 역할이었다면 모든 역할의 승인이 완료되어 계약이 승인 상태로 전환되었습니다., 아직 남았다면 {역할명} 역할이 승인 처리되었습니다.이고 계약은 계속 검토중입니다.

병렬 다중 승인 규칙

계약유형에 따라 필요한 역할 수가 다릅니다(관리자가 매트릭스에서 설정). 역할들은 서로 독립적·병렬이며 순서가 없습니다.

전원 승인했는데 계약이 검토중에 머무는 경우

거래처가 아직 재무담당 승인을 받지 않은 것입니다. 계약 상세 기본정보 탭 위에 그 사실이 안내로 표시되고, 상호명 옆에 승인대기 배지가 붙습니다.

새 거래처는 계약 접수를 막지 않기 위해 승인대기 상태로 바로 만들어집니다 — 승인자 검토는 지금 진행할 수 있지만, 계약의 최종 승인은 거래처가 승인된 뒤에 이뤄집니다. 재무담당이 거래처 관리 → 승인 대기 요청에서 승인하면 그 순간 밀려 있던 계약이 자동으로 최종 승인됩니다. 승인자가 다시 누를 필요는 없습니다.

대체 승인자로 재지정

휴가·과부하로 직접 볼 수 없을 때 본인 슬롯의 권한을 넘길 수 있습니다. 대체 승인자로 재지정 → 후보 선택 → 확정. 계약이 접수 또는 검토중이고 슬롯이 대기중일 때만 가능합니다.

후보 목록이 비어 등록된 후보가 없습니다가 나오면 관리자에게 후보 등록을 요청하세요.

거래처 변경/병합 승인 (재무담당)

계약 승인과는 별개의 승인 큐입니다. 좌측 거래처 관리 → 승인 대기 요청에서 처리하며, 세 종류를 함께 보여줍니다.

병합 승인 전에 거래처 목록의 중복 배지 옆 비교 버튼으로 두 거래처를 표 하나에 나란히 놓고 값이 다른 항목만 강조해서 볼 수 있습니다.

Slack에서 처리하기

Slack /계약요청으로 만들어진 계약은 스레드에 승인 · 반려 · 수정요청 · 대체 승인자 지정 버튼 4개가 함께 게시되어, Slack을 벗어나지 않고 처리할 수 있습니다. 처리하면 버튼이 승인 — {이름} 처리완료 같은 텍스트로 바뀝니다. 거래처 변경/병합 요청도 거래선 채널의 버튼으로 동일하게 처리되며, 병합은 여기에도 "되돌릴 수 없습니다" 경고가 함께 뜹니다.

알아둘 제약

• 웹에서 만든 계약의 Slack 알림은 관리자 설정이 필요합니다 — 관리자 설정 → 일반 설정 → Slack 알림 채널 ID가 지정돼 있지 않으면 /계약요청으로 만든 계약에만 Slack 스레드가 생성됩니다.
• 한 번 결정하면 되돌릴 수 없습니다. 되돌리는 것은 관리자의 번복뿐이고, 그것도 승인 확정 건에만 가능합니다.
• 반려된 건은 요청자가 재제출합니다. 재제출하면 AI 1차 검토가 자동으로 다시 실행되어 백그라운드 검토가 끝나는 대로(보통 1분 이내) 검토중이 되고 슬롯도 대기중으로 초기화됩니다.
• 재계약 가이드는 근거가 약할 수 있습니다. 최종 서명본이나 과거 AI 검토 이력이 없으면 모달 상단에 경고가 표시됩니다 — 그때는 원문을 직접 확인하세요.
• 감사 로그 전체 조회는 관리자만 가능합니다. 승인 이력 탭은 승인 워크플로우 이벤트만 보여주며, 파일 업로드·알림 발송 같은 나머지 감사 항목까지 합쳐서 보려면 관리자 계정의 감사로그 메뉴가 필요합니다.

계정과 승인 구조를 운영합니다. 관리자는 승인자와 별개 권한이며, 한 사람이 둘 다 가질 수 있습니다.

관리자 설정 화면

좌측 관리자 설정. 탭 5개로 나뉩니다 — 예전에는 카드 7장이 한 페이지에 쌓여 있어 아래쪽 설정은 스크롤로만 도달했습니다.

일반 설정 카드는 항목 3개입니다 — Slack 알림 채널 ID(웹에서 만든 계약의 Slack 스레드가 게시될 채널), 거래선 등록/변경 요청 채널 ID(거래처 변경/병합 요청이 게시될 채널), 문의사항 알림 채널 ID(사용자가 등록한 문의사항이 게시될 채널). 저장 버튼을 누르면 세 값을 항상 함께 덮어씁니다 — 일부만 입력하고 저장하면 나머지가 비워집니다.

사용자 관리 — 온보딩의 출발점

+ 사용자 추가 → 이름 / 회사 Google 주소와 정확히 일치하는 이메일 / 역할 체크박스(요청자·승인자·관리자·뷰어, 복수 선택 가능). 역할은 최소 1개가 필요합니다. 뷰어는 조직장 등 승인/반려 액션은 필요 없이 전체 계약 진행현황만 조회하면 되는 사람을 위한 역할로, 승인자·관리자처럼 전체를 볼 수 있지만 어떤 액션도 할 수 없습니다.

수정에서 역할은 체크한 것으로 통째 교체됩니다(일부 추가가 아님).

승인 역할 카탈로그

"어떤 종류의 승인이 존재하는가"를 정의합니다(기본승인, 재무담당, 법무담당 등).

삭제는 소프트 삭제이며 사용 중이면 거부됩니다 — 이 역할을 사용 중인 계약유형이 있어 제거할 수 없습니다 / 이 역할로 진행 중인 승인 건이 있어 제거할 수 없습니다

계약유형 × 역할 매트릭스

"이 계약유형은 누구의 승인이 필요한가"를 정하는 핵심 설정입니다. 행은 계약유형 9종, 열은 활성 역할입니다. 셀 스위치를 켜면 그 역할의 승인이 필요해집니다.

계약유형에는 항상 최소 1개의 활성 역할이 있어야 합니다. 마지막 역할을 끄려 하면 거부되고 스위치가 원복됩니다. 변경은 이후 새로 접수되는 계약에 적용됩니다.

대체승인자 후보

기본 승인자가 부재·과부하일 때 대신 승인할 사람의 명단입니다. 요청 폼의 대체 승인자 선택과 계약상세의 재지정 모달이 이 목록을 그대로 사용합니다.

표준문구 — AI 검토의 기준

AI 1차 검토가 "표준계약서 대비 편차"를 판정하는 기준선입니다. 여기에 문구가 없으면 AI는 회사 기준 없이 모델 판단만으로 등급을 정합니다. 계약유형을 고르면 그 유형의 조항 골격 21개가 문서 순서로 나오고, 아직 비어 있는 조항도 행으로 보입니다. 상단에 검토 기준으로 N/21개 조항 적용 중이 채움 정도를 알려줍니다.

조항별 흐름은 이렇습니다.

• 초안 작성 — 비어 있는 조항에 문구·기본 등급·통지기한을 씁니다. 등록해도 초안일 뿐 아직 검토 기준이 아닙니다.
• 수정 — 초안만 고칠 수 있습니다.
• 시행 — 오늘부터 AI 검토의 기준이 됩니다. 이전 시행본이 있으면 폐기되며, 확인창이 폐기될 버전을 알려줍니다.
• 개정 — 시행 중인 문구의 값에서 시작하는 새 초안을 만듭니다. 시행할 때까지 이전 버전이 계속 기준입니다.
• 폐기 — 대체 없이 기준에서 뺍니다. 그 조항은 AI 검토의 비교 대상에서 빠집니다.
• 이력 N — 그 조항의 폐기된 옛 버전을 펼쳐 봅니다.

전 유형 공통으로 표시된 행은 계약유형 전체에 적용되는 문구(ALL 스코프)입니다. 이 유형 전용 문구가 없어도 그것이 실제 기준이므로, 채움 집계에도 적용된 것으로 셉니다. 유형 전용으로 덮으려면 그 행의 초안 작성을 누르면 됩니다.

표준계약서 전문 보기는 시행 중인 조항을 제1조…제N조로 이어 붙여 한 번에 보여줍니다 — 법무에 보내거나 스스로 검토할 때 씁니다. 기준일을 바꾸면 그 날 시행 중이던 전문이 다시 만들어지므로 "3월에 우리 표준이 무엇이었나"를 확인할 수 있습니다. 빠진 조항과 그 자리를 채울 승인 대기 초안도 함께 알려줍니다.

행에 검토 N건이 보이면 그 문구를 근거로 판정한 AI 검토가 그만큼 있다는 뜻입니다. 눌러서 어느 계약이 어떤 판정을 받았는지 확인한 뒤 문구를 고치세요. 개정해도 이 목록은 줄지 않습니다 — 과거 검토는 그때 근거였던 버전을 계속 가리킵니다.

기존 계약서 일괄 가져오기

이미 서명이 끝난 과거 계약서를 등록만 해두고 싶을 때 쓰는 경로입니다 — 일반 요청 폼과 승인 절차를 완전히 건너뜁니다.

+ 파일 선택(docx pdf hwp xlsx jpg jpeg png tif tiff, 여러 개 동시 선택 가능) → 업로드하면 AI가 거래처명·계약유형·금액·통화·시작일·종료일·자동갱신을 자동으로 추출해 표에 채웁니다.

• 표의 값은 직접 고칠 수 있습니다. 저장으로 수정 내용만 반영하거나, 확정을 누르면 화면에 보이는 값 그대로 저장한 뒤 곧바로 계약으로 등록합니다.
• 확정하면 승인 워크플로우 없이 그 자리에서 바로 승인 상태의 계약이 만들어집니다 — 이미 서명이 끝난 문서라는 전제입니다. 감사로그에 기존 계약서 일괄 가져오기로 남습니다.
• 반려(사유 필수)하면 그 항목은 등록하지 않고 목록에서 제거됩니다.
• 추출이 잘 안 된 항목은 경고 문구가 함께 표시됩니다 — 확정 전에 반드시 원본 파일을 대조하세요.

거래처 관리 (재무담당)

좌측 거래처 관리 메뉴. 거래처는 계약의 부속 정보가 아니라 독립 마스터 데이터로 관리되며, 필드가 두 등급으로 나뉩니다.

목록 화면 — 이력·페이지네이션·검색

목록 각 행에서 등록일자를 바로 볼 수 있고, 거래처 상세를 열면 요청자 · 승인자 · 반려자(반려 시 사유 포함)까지 확인할 수 있습니다. 거래처가 많아지면 하단에서 페이지당 표시 개수(10~100)를 고르고 이전/다음으로 넘겨볼 수 있고, 검색은 상호명·사업자번호뿐 아니라 대표자·담당자·연락처·이메일까지 입력하는 즉시(한 글자부터) 매칭됩니다. 상단의 CSV 다운로드(관리자·승인자에게만 보임)는 지금 검색 조건 그대로 전체를 파일로 받습니다.

승인 처리

거래처 관리 → 승인 대기 요청 또는 각 거래처 상세 상단 배너에서 승인 / 반려(사유 필수)를 누릅니다. Slack의 거래선 채널에 게시된 메시지의 버튼으로도 같은 처리를 할 수 있습니다.

• 승인 권한: 재무담당 역할의 현재 기본승인자 본인, 또는 관리자. 그 역할이나 기본승인자가 아직 지정되지 않았다면 관리자만 승인할 수 있습니다.
• 신규 등록 요청을 승인하면 거래처가 정상이 되고, 그 거래처 때문에 최종승인이 보류돼 있던 계약이 그 자리에서 자동으로 승인 처리됩니다(결과 안내에 몇 건이 처리됐는지 표시).
• 신규 등록 요청을 반려하면 거래처가 반려 상태가 됩니다. 이미 그 거래처로 접수된 계약은 최종 승인에 도달할 수 없습니다.
• 식별 정보 변경 요청을 반려하면 거래처는 원래 상태 그대로 남고 요청만 닫힙니다.

증빙 문서

거래처 상세 하단에서 사업자등록증 / 통장사본 / 명함을 올립니다(pdf png jpg jpeg webp tif tiff). 같은 종류를 다시 올리면 최신 1건만 노출되고 이전 건은 이력으로 남습니다. 이 문서들은 계약서 첨부와 완전히 별개라 AI 조항 분석 대상이 아닙니다 — 사업자등록증을 계약 첨부로 올려 AI가 계약서로 오분석하던 문제를 구조적으로 없앤 부분입니다.

자동 인식

파일을 올리면 시스템이 그 문서를 읽어 해당 입력 모달을 채운 채로 열어줍니다 — 사업자등록증·통장사본이면 변경 요청 모달(사유는 증빙 문서 자동 인식으로 자동 입력), 명함이면 담당자 추가 모달입니다(기존 담당자를 덮어쓰지 않고 한 명 추가). 모달 상단 배너에 어떤 항목을 문서에서 읽어왔는지 표시됩니다.

• 문서 종류에 없는 항목은 버립니다 — 명함에서 사업자번호를 읽었다고 나와도 무시합니다.
• 사업자등록번호는 체크섬을 검증합니다. 끝자리 오독처럼 실제로 존재할 수 없는 번호면 값은 그대로 두고 체크섬 검증을 통과하지 못했습니다 경고를 띄웁니다 — 지우지 않는 이유는 사람이 원본과 대조해 고쳐야 하기 때문입니다.
• 계좌 정보가 포함되면 지급사기 경고가 추가로 뜹니다(계약서에 있는 번호로 전화해 확인).
• 대기 중인 변경 요청이 이미 있으면 모달이 열리지 않고 안내만 나옵니다. 파일은 정상적으로 보관됩니다.
• 읽어내지 못해도 업로드는 성공합니다. 문서에서 읽어낼 수 있는 항목이 없었습니다가 뜨고 값은 직접 입력하면 됩니다 — 스캔 품질이 나쁘거나 이미지가 기울어진 경우입니다.

중복 병합

같은 거래처가 두 번 등록됐을 때 정리하는 경로입니다. 없어질 쪽의 상세에서 중복 병합을 누르고 남길 거래처를 고르면 변경 요청이 만들어지고, 다른 요청과 똑같이 재무담당 승인을 거칩니다. 사업자등록번호·상호명·대표자명·계좌번호가 일치하는 후보를 일치 개수 순으로 추천하고(계좌번호 값 자체는 노출하지 않고 배지로만 표시), 검색으로 더 좁힐 수 있습니다.

• 없어지는 쪽의 계약과 증빙 문서가 남는 쪽으로 옮겨집니다.
• 남는 쪽의 비어 있는 항목만 채워집니다 — 이미 값이 있는 항목은 덮어쓰지 않습니다. 어느 쪽이 옳은지는 승자를 고른 사람이 이미 판단했다고 보기 때문입니다.
• 없어지는 쪽은 목록에서 사라지지만 삭제되지 않습니다. 상세를 열면 병합됨 배지와 이동 안내가 뜨고 과거 감사 이력이 그대로 남습니다. 이 상태에서는 어떤 수정도 할 수 없습니다.

병합 전에 먼저 비교하세요. 목록에서 같은 사업자등록번호를 쓰는 거래처는 중복 배지가 붙고, 옆의 비교 버튼을 누르면 그룹 전체(자기 자신 포함)를 표 하나에 나란히 놓고 값이 다른 항목만 강조해서 보여줍니다.

Slack /거래선등록변경요청

Slack 앱에 이 슬래시 커맨드를 등록하고, 관리자 설정 → 일반 설정 → 거래선 등록/변경 요청 채널 ID에 전용 채널을 지정하세요. 계약 채널과는 별개 설정이며, 비워두면 Slack 알림 없이 웹에서만 처리됩니다. 봇이 그 채널의 멤버가 아니면 게시만 조용히 실패하므로 채널에서 /invite 하는 것을 잊지 마세요.

운영 시 알아둘 것

Slack 계정 매핑

Slack의 /계약요청과 승인 버튼을 쓰려면 각 사용자의 Slack 계정을 시스템 계정에 연결해야 합니다. 연결 안 된 사용자는 계정 연동이 필요합니다. 관리자에게 문의해주세요.만 받습니다.

대부분은 로그인만 하면 자동으로 연결됩니다. 회사 Google 계정으로 로그인할 때, 같은 이메일을 쓰는 Slack 계정을 찾아 자동으로 이어붙입니다. 따로 하실 일이 없습니다.

자동으로 안 되면 직접 연결합니다. Slack 계정 이메일이 회사 Google 계정과 다른 경우입니다. 로그인 후 우측 상단 이름 옆의 Slack 계정 연결하기 링크를 누르면 Slack 로그인 화면으로 이동하고, 승인하면 연결됩니다(관리자 개입 불필요). 이 링크는 아직 연결되지 않은 사람에게만 보입니다. 이미 다른 계정에 연결된 Slack 계정이면 이 Slack 계정은 이미 다른 사용자에게 연결되어 있습니다. 안내가 뜹니다.

만료 알림 배치

D-90/60/30 알림은 화면 조작이 아니라 하루 1회 실행되는 배치가 Slack에 게시합니다. 개발 환경에서는 Windows 작업 스케줄러(AI-Contract-Reminder-Batch, 매일 09:00)에 등록돼 있고 로그는 backend/logs/reminder_batch.log입니다.

감사 로그

파일 업로드, AI 검토 완료, 후보 등록·제거, 만료 알림 발송, 알림 on/off, 거래처 정보 변경은 수정·삭제가 불가능한 감사 로그로 DB에 기록됩니다(DB 트리거로 강제).

좌측 감사로그 메뉴(관리자만 보임)에서 승인 워크플로우 이벤트와 그 외 이벤트를 시간순으로 합쳐 조회할 수 있습니다 — 이벤트 유형·접수번호·날짜 범위로 필터하고, 접수번호를 누르면 그 계약 상세로 바로 이동합니다. 계약상세의 승인 이력 탭은 이 중 승인 워크플로우 이벤트만 보여주는 부분집합입니다.

아직 없는 기능